Comment dématérialiser ses documents RH ? 

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Imaginez des outils qui vous permettent de gagner du temps, de fluidifier l’information, d’éviter les erreurs humaines, de simplifier les process, de vous concentrer sur votre stratégie et vous éviter ainsi le burn-out (sans parler de votre empreinte carbone et votre politique RSE…). La transformation numérique est en marche dans tous les secteurs. La dématérialisation des documents RH est une nécessité. Prêt, feu, partez !

Les RH, un service sur sollicité

Documents qui débordent des armoires, salariés qui perdent leurs précieux papiers, procédure parfois compliquée pour réaliser des duplicatas… Les salariés se plaignent. Le service RH est saturé de documents. Les RH s’arrachent les cheveux à passer du temps sur des tâches de gestion du personnel à faible valeur ajoutée. 

Ce même personnel est au bord du burn-out entend-on de plus en plus fréquemment. Il est sur-sollicité sur ces sujets administratifs RH ; il a déjà été durement éprouvé par la gestion du covid ; aujourd’hui il se concentre sur la pénurie de talents, la difficulté à recruter et fidéliser ses ouailles, mais également la qualité de vie au travail, le management, les nouvelles formes de travail. La RH est aujourd’hui considérée comme une fonction hautement stratégique. Elle constitue un levier de performance crucial pour les entreprises. 

Aujourd’hui, les RH ont un défi majeur : se concentrer sur leur GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels) afin de mieux performer et donc gagner en efficacité sur la gestion administrative du personnel stricto sensu. C’est là que la dématérialisation des documents RH prend tout son sens. 

Dématérialisation des documents RH, de quoi parle-t-on exactement ?

Textuellement, la dématérialisation RH consiste à remplacer vos documents papier par des fichiers numériques. Ces derniers seront stockés sur un serveur interne ou dans un cloud.

Nous parlons ici de : 

  • La dématérialisation des documents : contrat de travail, avenants, règlement intérieur, bulletins de salaire, accord de confidentialité, demande d’absence, attestation de formation, bilan social individuel, solde de tout compte, prime d’intéressement… 
  • La dématérialisation des processus : cela peut être par exemple le processus de recrutement, de formation… Le traitement et la gestion de tâches sur une plateforme collaborative et via des workflows dans un objectif de fluidifier les échanges entre les personnes concernées. Nous parlons ici de solution SIRH (Système d’information ressources humaines).

Pourquoi dématérialiser les documents RH devient primordial ? 

59 % des entreprises considèrent la digitalisation des processus RH comme un levier de performance de la fonction RH ; 54 % citent la mise en place de SIRH et l’automatisation des flux d’information (source : étude « Les leviers de la performance RH », cabinets Kurt Salmon et Le cercle Humania, 2016, en partenariat avec l’Apec). 

Cette dématérialisation vous permet en effet de faciliter l’ensemble de la gestion de vos processus RH et de vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Mais également de : 

  • bénéficier d’une protection optimale des données confidentielles de votre entreprise,
  • de tracer correctement tous vos documents en cas de litige, 
  • de faciliter la diffusion de vos documents, 
  • de rendre votre salarié plus autonome et soulager votre service RH, 
  • de réaliser des économies en matière de fournitures papier, 
  • de mieux respecter l’environnement
  • de garantir vos obligations légales liées à la durée de conservation des données, 
  • d’améliorer la productivité de vos RH et viser l’erreur minimale voire 0, 
  • d’améliorer votre image auprès de vos collaborateurs en leur proposant un service innovant. Etc.

Que dit la loi ? 

Depuis 2009, les entreprises peuvent remettre le bulletin de salaire à leurs employés par voie électronique. La loi travail El Khomri de 2016 a amorcé la révolution en matière de dématérialisation. Le décret entré en vigueur en mars 2017 stipule « les modalités selon lesquelles l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie des salariés sous forme électronique et selon lesquelles le salarié peut faire part de son opposition à cette voie de transmission. Il fixe la durée pendant laquelle doit être garantie la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé. Il précise également que l’employeur ou le prestataire qui agit pour son compte doit garantir l’accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par le biais du service en ligne associé au compte personnel d’activité [CPA]. » Ce CPA est sur une plateforme unique. Il permet de recueillir les documents personnels du salarié et l’informe sur ses droits. 

Aux RH de fixer également la durée de conservation des documents, selon l’article L.1237-5 : « l’employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis en électronique, soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à l’âge de 69 ans + 6 ans. »

Il est temps de s’y mettre. D’autant que les salariés ont entamé leur process dématérialisation dans leur vie privée sans attendre cette loi. Factures, relevés de compte, avis d’imposition, documents de la caisse d’allocations familiales comme de la caisse maladie : la transformation numérique est en place au niveau privé bien avant que la loi n’en fasse obligation aux entreprises. 

Comment mener à bien la dématérialisation des documents RH ? 

Actuellement, les principaux obstacles à la mise en place de cette dématérialisation RH en France sont la signature électronique encore trop peu répandue ainsi que la difficulté des collaborateurs à se saisir de ces outils technologiques et de procédures parfois complexes. 

Voyons néanmoins le verre à moitié plein : la dématérialisation et l’automatisation sont de plus en plus courantes, donc facilitées. Il n’en reste pas moins qu’il convient d’être rigoureux dans les différentes étapes de mise en place.

  1. Evaluer et anticiper vos besoins actuels et à venir, en envisageant notamment l’environnement de travail de vos collaborateurs.
  2. Constituer votre fonds documentaire : identifier les documents par type par catégorie, mettre à jour les informations sécurisées, envisager un plan de classement en utilisant la gestion électronique des documents. 
  3. Se renseigner sur la législation relative à la durée de conservation des documents et la sécurité. 
  4. Sensibiliser les salariés. Tous les salariés, sans exception, sont concernés. Cela signifie que tous doivent être informés. Cela peut être sur leur droit d’opposition, les objectifs stratégiques de la dématérialisation. Ils ont besoin de se familiariser avec ces nouveaux formats de documents et les procédures afférentes.
  5. Idéalement faire disparaître la cohabitation papier et électronique. 

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